Você já reparou em como as pessoas estão cada vez mais ocupadas? Em um país com mais de 11 milhões de desempregados e alto índice de trabalhadores informais, quem está empregado, muitas vezes, precisa desempenhar sua função e a de outros profissionais. A sobrecarga de trabalho é tema comum e cada vez mais gente tem sofrido de ansiedade, estresse e síndrome de burnout. Vamos abordar nesse artigo algumas dicas que podem te ajudar na gestão de tempo,  desenvolver seu potencial na carreira e ganhar qualidade de vida.

appledeviceblackandwhitebusinesscomputer295826 3 scaled - Gestão de tempo: desocupe-se e aumente a sua produtividade

Estar ocupado x ser produtivo

Estar ocupado é diferente de ser produtivo. E é essa diferença a responsável pela sensação de frustração que sentimos quando, ao final do dia, estamos exaustos sem  conseguir apontar nada de relevante feito no dia. E o ciclo se repete sem parar, pessoas estressadas, sem conseguir fazer o que precisam, ansiosas e tristes.

A diferença principal entre tempo ocupado e tempo produtivo é o foco apropriado. Não necessariamente a quantidade de tarefas que você realiza, mas ter um planejamento, saber suas prioridades e conseguir terminá-las no tempo previsto. Um tempo ocupado sem objetivo significa falta de clareza e foco no que você precisa realizar. Tempo produtivo significa tempo bem aproveitado.

Uma das formas de sair da ocupação desnecessária é saber administrar seu tempo e organizar tudo que quer e/ou precisa fazer, sem sobrecarga e com qualidade de vida. Isso é possível através de técnicas de gestão de tempo.

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Gestão de tempo: faça mais em menos tempo

Gerir seu tempo é, basicamente, saber organizar e alocar as tarefas que você precisa fazer da maneira mais adequada, que gaste menos tempo e que você faça menos esforço. É fazer melhor — e às vezes mais — em menos tempo.

É importante pontuar que o foco da gestão não deve ser aumentar a quantidade de tarefas realizadas, mas diminuir o esforço e tempo, garantindo qualidade na execução. Focar apenas em fazer muito pode significar ansiedade e estresse além da conta, sem resultados efetivos para sua carreira e piora na qualidade de vida.

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Como melhorar sua gestão do tempo

Existem algumas dicas que podem te ajudar nesse caminho da produtividade. De maneira geral não somos ensinados a gerir nosso tempo e acabamos organizando a vida em torno das atividades que ocupam a maior quantidade de horas como escola, faculdade e trabalho. E encaixamos o restante nos momentos que sobram. Vamos abordar 3 dicas na sequência:

  1. descubra os vilões do tempo produtivo;
  2. planeje atividades e prioridades;
  3. use a tecnologia a seu favor.

Descubra os vilões do tempo produtivo

Saber identificar o que está interferindo na sua rotina é o primeiro passo para melhorá-la. Alguns vilões ou situações que roubam seu tempo, ocupando-o de maneira desnecessária são: no âmbito corporativo, as reuniões e as pausas para café ou conversas.

Individualmente, o uso excessivo de smartphones e redes sociais e a procrastinação também podem atrapalhar sua produtividade.

No senso comum, reuniões são sinônimo de trabalho em grupo e organização de tarefas, mas na prática são longas demais e consomem o tempo dos trabalhadores. Boas práticas para reuniões mais ágeis: definir um tema central ou uma pauta e comunicar antes por email; ter um tempo limite e não ultrapassá-lo; ser pontual.

Já as pausas para o café podem ser aliadas se feitas com parcimônia, mas viram vilãs quando são desculpa apenas para procrastinar, pois quebram o ritmo do trabalho. Fique de olho nas suas pausas e veja se elas estão cumprindo uma boa função de esticar o corpo, interagir com os colegas e retomar ou pique ou se são apenas fuga do trabalho.

Redes sociais e os smartphones são verdadeiros sugadores de energia e tempo dos adultos (e crianças e adolescentes). Estabelecer limites de tempo, restrições de aplicativos e usar com equilíbrio ajuda não só no tempo produtivo, como na melhora da qualidade de vida como um todo.

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Planeje atividades e prioridades

Depois de olhar para sua rotina e saber se seu tempo está escoando em alguma atividade não essencial, reduzindo-as, o passo seguinte é o planejamento. Escreva o que tem de fazer e procure identificar as prioridades. Duas perguntas podem ajudar:

– Se tivesse de entregar apenas uma coisa hoje o que seria?

– Qual a coisa mais importante de toda sua lista de tarefas para o dia e para semana?

Saber quais são suas prioridades já aumenta o foco e confere maior motivação para iniciar e terminar a tarefa. Planeje também as atividades e os prazos, separando as tarefas mais complexas e trabalhosas em tarefas menores, o que facilita a execução. Uma dica é colocar os prazos finais na agenda e manter o controle diário do que já foi feito e o que ainda precisa ser finalizado.

Defina suas metas em ordem crescente de complexidade: do dia, da semana, do mês, do trimestre, por exemplo. Essa organização ajuda na gestão do tempo quando você consegue equilibrar as tarefas e fazer um pouco todo dia, alcançando as metas com consistência.

Saiba dizer não para as pessoas, de maneira educada, mas firme. Se você tem prazos, atividades planejadas, metas traçadas, construiu uma rotina ideal, sabe que existe um limite razoável que cada pessoa pode fazer num dia. Muitas vezes queremos ajudar os colegas de trabalho, mas isso pode comprometer o próprio rendimento.

 

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Use a tecnologia a seu favor

Existem vários aplicativos que podem te ajudar na gestão do tempo, como o Toggl que registra o tempo gasto em cada atividade que você adiciona na plataforma. Isso garante que você saiba com exatidão quanto tempo leva para fazer cada item e não abrace mais do que consegue. 

O Todoist é um aplicativo de listas ótimo para planejar e registrar todas as tarefas a serem feitas, separando por categorias e atribuindo prazos.

Também são aliados da produtividade os gadgets como smartphones, smartwatches, computadores e tablets. Através desses aparelhos você consegue rastrear o tempo das atividades, estabelecer alarmes e prazos, ter uma agenda virtual que te envia alertas por email ou aviso sonoro, acessar os aplicativos de lista de tarefas e vários outros usos.

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