O hábito de fazer reuniões para discutir de tudo tem roubado milhões de dólares de empresas pelo mundo. Nos Estados Unidos, uma pesquisa revelou que, anualmente, 37 bilhões de dólares são perdidos em reuniões dispensáveis. A dúvida é, será que conseguimos transformá-las em, pelo menos, reuniões produtivas?

Provavelmente, durante toda sua vida você também deve ter participado de um sem-número de reuniões improdutivas. Pode ter ficado com a impressão de que reuniões são maçantes. Ao final, a sensação é a mesma, de sobrevivência. E tempo perdido.

No entanto, quando se é o líder de uma organização, o objetivo é resolver problemas e evitar ao máximo o desperdício de recursos. Então, o que fazer para torná-las efetivas e cumprir sua finalidade? Confira nossa seleção das melhores estratégias para reuniões produtivas.

1) Antes da reunião

helloquence 61189 unsplash min 1 - Manual de sobrevivência a reuniões: crie reuniões produtivas, aconteça o que acontecer

Em primeiro lugar, antes de agendar a próxima reunião, tenha em mente uma única palavra: propósito. Definir o propósito de uma reunião (e não somente o assunto), vai dar a orientação inicial do que fazer para obter o máximo proveito do seu tempo e de sua equipe. Veja mais algumas dicas a seguir.

Pode ser um e-mail?

“Eu sobrevivi a mais uma reunião que deveria ter sido um e-mail.” Essa frase define de forma tão clara a inutilidade de algumas reuniões, que virou até camiseta.

Definido o propósito da reunião, pergunte ao seu crítico interior se essa reunião é realmente necessária. Se não poderia ser facilmente substituída por um e-mail, um telefonema, ou uma videoconferência (que são reuniões, mas com menos gastos).

Seja sincero consigo mesmo e não marque reuniões para assuntos que poderiam ser facilmente resolvidos de outra forma.

Defina o tipo de reunião

As reuniões são classificadas de acordo com sua finalidade. Portanto, é importante saber o tipo de reunião que está propondo fazer, para evitar fuga do propósito. Alguns dos tipos mais comuns de reunião são:

● reuniões de avaliação;

● reuniões informativas e formativas, com especialistas

● reuniões de tomada de decisão

● reuniões de brainstorming

Procure manter o foco da reunião de acordo com o tipo escolhido, sem interferências.

Defina um único assunto

Pode ser tentador reunir a equipe para tratar de diversos problemas da empresa. Desde o bebedouro que não resfria até a licitação da nova empresa de segurança.

No entanto, quanto mais assuntos, mais longa e menos produtiva será a sua reunião. Por isso, o ideal é manter o assunto de cada reunião restrito a uma pauta.

Crie um checklist para a reunião

Nada mais desencorajador do que participar de uma reunião em que o líder não fez o planejamento. A atenção para os detalhes torna as reuniões produtivas, incluindo o cuidado com a escolha do local, material necessário, recursos multimídia e outros.

2) Durante a reunião

durante 1 - Manual de sobrevivência a reuniões: crie reuniões produtivas, aconteça o que acontecer

Feito o checklist e agendada a reunião, é hora de se preparar. Depois de planejar a reunião, é hora de conduzi-la de maneira efetiva. Siga mais algumas dicas angariadas em anos de experiência.

Seja pontual

O respeito ao tempo deve ser uma premissa em qualquer relação, principalmente comercial. Chegar atrasado em um compromisso é um enorme desrespeito e deixa péssima impressão. Isso quando se trata de um convidado.

No entanto, o número de reuniões que se iniciam fora do horário devido ao atraso do anfitrião é absurdo! Chega a mais de 30%.

Deixe de lado justificativas como ser uma pessoa ocupada (quem não é?), estar em outra reunião ou trabalho. Além de não colarem, deixam uma péssima impressão aos presentes. Procure reservar com antecedência o horário de sua reunião na agenda e seja pontual. Você irá se surpreender de como a pontualidade contribui para reuniões produtivas.

Do mesmo modo, não permita que reuniões se estendam além do tempo programado. Use técnicas de gestão do tempo para isso. A cultura de pontualidade e respeito a cada membro da equipe ajuda a criar um ambiente promissor para gerar soluções.

Envolva todos os participantes

Assim como cada reunião deve tratar de um assunto, também esse assunto deve ser pertinente ao trabalho dos participantes. Steve Jobs era famoso na Apple por suas reuniões enxutas. Ele mesmo contou em entrevista que convidava no máximo 6 pessoas para uma reunião, ou seja, somente os tomadores de decisões dos assuntos a serem abordados.

Pode parecer exagero, mas, ter uma sala com poucos participantes permite que todos estejam envolvidos e colaborem, que é o objetivo de qualquer reunião.

Você terá um contato mais próximo com seus interlocutores e fazer perguntas diretamente ao responsável pelo assunto em pauta. O envolvimento dos participantes será natural.

Utilize a tecnologia a seu favor

Uma reunião presencial envolve muitas vezes, deslocamentos, passagens aéreas e outros custos. Pessoas que se deslocam frequentemente podem estar mais desatentos e preocupados com aspectos externos, como o horário do voo ou onde terão de jantar.

Para solucionar esse problema, existem diversas tecnologias de comunicação. Avalie sempre a possibilidade de trocar informações sem a presença física e realizar reuniões por videoconferência, por exemplo. Isso por si só deixará as reuniões produtivas.

3) Depois da reunião

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Correu tudo conforme o planejado e a reunião foi um sucesso. Todos os participantes saíram satisfeitos com as decisões tomadas e com o plano de ação estabelecido.

Nessa hora, não se deixe enganar pela falsa sensação de dever cumprido. O verdadeiro termômetro de uma reunião produtiva não é a capacidade das pessoas de interagir e propor soluções. São os resultados que irão dizer se suas reuniões vêm sendo efetivas. Para isso é necessário:

  • garantir o acompanhamento da execução das tarefas;
  • garantir a qualidade das tarefas acordadas;
  • criar um modelo de reuniões produtivas que possa ser replicado.

Extra: Dicas práticas para fazer reuniões produtivas

Agora que você já sabe como sobreviver a uma reunião e torná-la produtiva, leia algumas dicas práticas para diversos momentos de sua reunião.

1) Marque suas reuniões para as 10h da manhã

Estudos indicam que às 10h da manhã as pessoas estão mais alertas, mais criativas e receptivas. Se você avaliar um dia de trabalho comum, esse costuma ser um bom horário.

Todos que poderiam ter imprevistos já estão na empresa, não é próximo do horário de almoço e nem de saída. E você ainda foge da volta do almoço quando costuma dar aquele soninho na maioria dos mortais.

2) Mantenha seu relógio fora do pulso em lugar visível

Já reparou que a maioria dos palestrantes retiram seus relógios de pulso? Essa é uma técnica de oradores para controlar o tempo.

Quando precisa ver quantos minutos têm para palestrar, o relógio está à vista, em uma mesa ou no púlpito. Assim evitam a ansiedade da plateia olhando o pulso com frequência. Para facilitar, escolha um modelo de relógio com números grandes e fáceis de serem lidos, mesmo à pequena distância.

3) “Elogie em público, corrija em particular”

Essa frase de Mário Sérgio Cortella é um dos princípios de liderança a ser seguidos. Entenda: o segundo maior medo do ser humano é o medo da crítica, superado apenas pelo medo da morte.

Enquanto líder, seu papel é criar um ambiente em que as pessoas se sintam seguras em falar e colaborar para reuniões cada vez mais produtivas.

Se você deseja um ambiente colaborativo, evite a tentação de expor erros, dar puxões de orelha e qualquer tipo de constrangimento.

Reuniões são formas eficientes de encontrar soluções e comunicar-se com sua equipe. No entanto, elas devem ser bem avaliadas antes de serem marcadas.  E mesmo durante a reunião, o foco dever ser torná-la mais produtiva sempre. Assim, você transmite a equipe um dos maiores valores que uma empresa pode ter: o respeito ao tempo de seus colaboradores.

E você, tem alguma estratégia para sobreviver as reuniões que poderiam ser um e-mail? Tem alguma história engraçada? Compartilha com a gente nos comentários!